Деловое общение по телефону

Какие действуют правила этикета телефонных переговоров, если звонят вам

1. Когда поднимать трубку

Старайтесь отвечать на звонок сразу, примерно до пятого гудка. Правила телефонного этикета рекомендуют отвечать на третий гудок. Первый нужен, чтобы отложить дела. Второй ‒ настроиться. Третий ‒ улыбнуться и взять трубку телефона. Именно это демонстрирует уважительное отношение к клиенту и корпоративную этику компании. Несоблюдение бизнес-этикета говорит о низком уровне корпоративной этики в компании.

Не стоит и моментально хватать трубку. Отложите дела, настройтесь, улыбнитесь и снимите трубку.

1. Как отвечать

Правила телефонного этикета настоятельно рекомендуют не применять в деловой обстановке слова «Алло», «Да» и т. п. Сняв телефонную трубку, следует произнести название компании, которую вы представляете. К примеру: «Компания «Триумф», здравствуйте!». Советуем заранее продумать приветствие, связанное со спецификой вашей компании. Не обязательно называть свою фамилию и имя, достаточно обозначить свою должность или отдел компании. Главное, чтобы собеседнику стало понятно, в какую компанию он позвонил, и кто с ним разговаривает. И не нужно выяснять, кто звонит, если спрашивают вашего коллегу.

1. Если нет времени

Правила телефонного этикета считают недопустимым снимать трубку и, сказав: «Секундочку», заставлять ожидать звонящего, пока вы освободитесь. Гораздо уместнее сказать, что в данный момент вы заняты и перезвоните позже или назовите время, когда вам будет удобнее разговаривать.

Находясь на деловом совещании или встрече, отключите звук телефона, отдавая приоритет живому общению. По окончании вы сможете перезвонить.

1. Если спрашивают другого человека

Если вас попросили пригласить другого человека к телефону, отвечайте, к примеру, так: «Секундочку, передаю ему трубку». В свою очередь тот, кого приглашают к телефону, должен поблагодарить за это.

1. Если его нет на месте

Если вы не можете пригласить к телефону сотрудника по причине его отсутствия, то обязательно предложите перезвонить через какое-то время. К примеру: «Перезвоните, пожалуйста, через 15 минут».

1. Когда уже говорите с кем-то

Правила телефонного этикета советуют не брать два телефона одновременно, чтобы не заставлять оного из собеседников ждать, пока вы поговорите с другим. Нужно взять трубку, извиниться, и кратко объяснив ситуацию, предложить перезвонить позже. Или извиниться перед первым собеседником, и завершив первый разговор, начать следующий.

1. Если рядом посторонние

Правила телефонного этикета не рекомендуют проводить деловые переговоры в присутствии посторонних. Либо выйдите в соседнее помещение, либо попросите созвониться немного позже, либо максимально сократите разговор.

В офисе

«Чуть не забыл, мне же еще пять электронных писем нужно отправить до 12:00, извините, придется вас оставить».

«Ой, кажется это мой телефон звонит, простите, это невероятно важно!» (после этого скройтесь в неизвестном направлении в независимости от того, чей телефон звонил на самом деле и звонил ли он вообще). «Босс меня просто растерзает за то, что меня уже 20 минут нет на рабочем месте

Но я с радостью дослушаю эту классную историю во время обеда / пятничного похода в бар / в конце дня» (если последнее предложение вы бы с радостью закончили словом «никогда», лучше и вовсе его не употребляйте, дабы не давать болтуну надежду на то, что вы его когда-либо выслушаете)

«Босс меня просто растерзает за то, что меня уже 20 минут нет на рабочем месте. Но я с радостью дослушаю эту классную историю во время обеда / пятничного похода в бар / в конце дня» (если последнее предложение вы бы с радостью закончили словом «никогда», лучше и вовсе его не употребляйте, дабы не давать болтуну надежду на то, что вы его когда-либо выслушаете).

На деловом мероприятии

«Вы меня так заинтересовали, вот моя электронная почта (можете дать несуществующую), а сейчас извините, а еще должен успеть переговорить с представителями компании вон с того стенда!»

«Очень жаль, что вынужден так быстро закончить наш разговор, но я должен быть в офисе к двум – клиенты не ждут, ну да вы в курсе. Оставите свою визитку, чтобы я мог с вами связаться?»

«Извините, меня тошнит» (мало ли что вам подсунули во время кофе-брейка, хотя это, конечно, вариант на крайний случай).

И несколько более сложных вариантов для любителей «многоходовочек»

Если клиент уже битый час наносит урон вашему уху своим непрерываемым монологом, просто воспользуйтесь любым мессенджером и попросите коллегу громко заорать о том, что вас к себе в срочном порядке вызывает босс.

Того же коллегу можно попросить позвонить на ваш мобильный телефон, предварительно увеличив громкость звонка до максимума. После этого можете беззастенчиво ссылаться на срочный звонок, собеседник сам не захочет продолжать разговор под аккомпанемент неумолкающего мобильника.

От того, кто атаковал вас продолжительной беседой во время делового мероприятия, можно легко избавиться, если передоверить его кому-то другому. Просто скажите, что с радостью пообщаетесь еще, но прежде вы просто обязаны ему представить своего коллегу из отдела маркетинга, например. Добавьте, что у них, должно быть, масса тем для разговора и вы хотите дать им время все обсудить, и быстренько самоустранитесь навечно. Теперь любитель бесконечных бесед – проблема сотрудника отдела маркетинга.

Если болтливый собеседник окажется крепким орешком и ни один из вариантов не сработает, вы всегда можете широко распахнуть глаза и умчаться в сторону выхода, неистово размахивая руками. Потом скажете, что это побочный эффект антидепрессантов, которые вы принимаете, потому что работа у вас нервная.

Предъявление претензий

Перед тем как набирать номер, определите для себя, чего вы хотите добиться этим звонком: возврата денег, замены некачественных товаров, лучшего обслуживания или чего-то еще. Тщательно проверьте факты. Прежде чем звонить, убедитесь, что у вас под рукой имеются все доказательства, подтверждающие вашу точку зрения. Телефонный звонок лучше письма. Люди гораздо охотнее реагируют на претензию, высказанную им лично, и, кроме того, даже короткий разговор может быть более информативен, чем самое длинное письмо. Если вам морочат голову всевозможными отговорками, используйте тактику «заевшей граммофонной пластинки». Это значит, что вы с вежливой настойчивостью будете повторять свои требования вновь и вновь, пока не добьетесь их удовлетворения. Как в пластинке, которую заело, фраза должна произноситься каждый раз с одной и той же интонацией. В тоне вашего голоса не должно появляться ни «металла», ни «яда». Старайтесь не переходить на личности и не терять самообладания. Ведите себя вежливо, но твердо. Всегда беседуйте с начальником. Чем выше вы обратитесь, тем быстрее займутся вашей жалобой. Резюме:

• Тщательно планируйте звонок. Проверьте факты и поставьте перед собой ясную цель.
• Будьте вежливы и не переходите на личности.
• Разговаривайте с руководителем максимально высокого ранга.

Совет 4. Устраивайте тесты для оценки эффективности разных приёмов продаж

Ещё один совет, который позволяет значительно снизить страх холодного звонка — устраивайте тесты для себя. Например, Вы услышали где-то 10 техник продаж. К примеру, мы на тренингах разбираем 10 техник прохода секретарей. Эти техники абсолютно разные. И, чтобы лучше понять, какая подойдёт Вам — последовательно пробуйте каждую из них. То есть, цель Ваших звонков — не продать или предложить. Вы проверяете работоспособность, эффективность этих техник.

Например, берёте первую технику прохода секретаря — «Передайте, что…» — и звоните по этой технике. Берёте вторую технику — «Сложная терминология» — и звоните по этой технике. Берёте третью технику — «Двусмысленность» — и звоните по этой технике. И так далее. И смотрите, какая техника лучше сработает у Вас.

При таком подходе Вы уже становитесь не просто продавцом, а скорее исследователем эффективности

техник для Вашей ситуации. Это значительно снижает страх звонка, потому чтоВы не воспринимаете отказ клиента на личный счёт — Вы понимаете, что это техника, наверное, не очень-то хорошо сработала, но её надо протестировать ещё несколько раз. А потом попробовать другую.

Таким образом, страх уходит и Вы начинаете делать звонки. Вы делаете этот первый шаг. И, дополнительный плюс — вы тестируете техники продаж и подбираете оптимальную для себя.

Как закончить разговор по телефону. Как вежливо закончить разговор по телефону

Бывает, что телефон звонит не вовремя, когда вы заняты и нет возможности разговаривать.

Как быть в данной ситуации и закончить разговор так, чтобы не обидеть друзей или знакомых?

Звонок сбрасывать не надо, т.к. человек может звонить по срочному делу и игнорировать его тоже не надо.

Причины закончить разговор и не обидеть звонившего

Есть несколько причин, позволяющих закончить разговор и не обидеть собеседника.

Выслушайте проблему человека и если ее решение может подождать, объясните, по какой причине в данное время вы не можете разговаривать.Назначьте время, когда вы сможете перезвонить.

Причина отказа для разговора должна быть уважительной.Всегда надо перезванивать клиенту, если вы пообещали это сделать.

Случается, что заказчик звонит для того, чтобы выяснить проблему, возникшую во время работы продукта.Сразу ответить на этот вопрос не получится, т.к. нужно проанализировать ситуацию и выявить ошибку.

Надо ответить, что вы проанализируете ситуацию и в определенное время направите на электронную почту письмо с указанием возникшей проблемы.

Бывает, что заказчик хочет перечислить перечень исправлений, которые нужно сделать в задании.Никогда не надо принимать их по телефону, т.к. заказчик может забыть, что перечислял и отказаться, сказав, что он этого не говорил.

В этом случае лучше всего ответить, что вы находитесь не дома и у вас при себе нет блокнота и ручки.Попросите его направить список на электронный ящик.

К примеру, вы отправили заказчику проект для согласования.Он перезванивает, но по другому вопросу.

Нужно уточнить, получил ли он проект, и если тот отвечает «нет», скажите «Хорошо, что вы позвонили. Я сейчас повторно направлю вам его и позвоню через час.Мы поговорим и решим возникшие проблемы».Повторно направить работу и позвонить в оговоренное время нужно обязательно.

Если в неудачное время звонят родственники или друзья, им можно объяснить настоящую причину, по которой вы не можете разговаривать, они вас поймут.

Если звонит знакомый, а вы в это время работаете, можно сказать, что вы собрались на прием к врачу или вам должен позвонить по скайпу клиент.Уточните, по какому вопросу он звонит и попросите его перезвонить в другое время.

Если знакомый позвонил поздно вечером просто потому, что ему захотелось поговорить,а вы не хотите, скажите, что легли спать, т.к. уже поздно, а рано утром вставать на работу.

Можно сказать, что ждете срочного звонка от клиента.

Это некоторые варианты, при помощи которых можно отказаться от разговора и не обидеть звонившего.

Как правильно разговаривать по телефону — этикет при личном общении

Можно выделить несколько основных правил успешного телефонного общения.

Важно правильно выбрать время для звонка. Не стоит звонить раньше 9 утра и позже 9 вечера.
Не забываем про вежливость, здороваемся, представляемся и прощаемся правильно.
При необходимости уточняем, кто у телефона.
Не затягиваем разговор дольше 5 минут.
Не стоит извиняться за беспокойство, если о звонке договаривались, это выглядит глупо.
Нужно быть корректным и выполнять свои обещания.
Под рукой должен быть блокнот и ручка.
Стоит помнить о правиле трёх гудков

Именно в этот период надо взять трубку.

Кроме этого, важно корректно прервать беседу, если это необходимо. Собеседнику обязательно говорят причину, по которой разговор нужно окончить

https://www.youtube.com/watch?v=J-jJBl6LwZ4

Татьяна

Слежу за новостями на рынке мобильных услуг. Всегда в курсе последних событий

Задать вопрос

Вопрос эксперту

Если клиент грубит по телефону, что мне делать?

В этом случае оператор может спокойно отключиться. Но лучше постараться выслушать человека и спросить, чем вы ему можете помочь.

Можно ли позвонить начальнику после 10 вечера, если требуется решить срочный производственный вопрос?

Да, сделать это можно, если решение нужно принять быстро. Во всем правилах есть свои исключения.

Мне на телефон часто звонят незнакомые люди, которые ошибаются номером. Как на это реагировать?

Вежливость никто не отменял. В этом случае человеку просто говорят, что он ошибся номером.

Недавно начала работать в крупной компании и временами теряюсь при разговорах с клиентами. Что делать?

В данном случае рекомендуется набросать на листке бумаги типовые вопросы и возможные ответы. В некоторых случаях это помогает правильно построить беседу.

Общение по телефону, вроде, что может быть проще. Но даже тут есть свои правила, которых следует придерживаться. Знание делового этикета поможет сделать телефонные переговоры комфортными и плодотворными.

4.8 / 5 ( 19 голосов )

Автор

Татьяна

Слежу за новостями на рынке мобильных услуг. Всегда в курсе последних событий

Правила хорошего тона при телефонном разговоре

Первое правило этикета – это правильное приветствие собеседника. В этом случае лучше говорить Добрый день, чем Здравствуйте, так как второе приветствие трудно воспринимается на слух. Также можно выделить ещё целый ряд правил.

Во время разговора под рукой должен быть лист бумаги и карандаш, чтобы при случае быстро записать информацию.
Разговаривая по телефону, не стоит одновременно пить кофе или принимать есть. Ваш собеседник может подумать, что вы весьма легкомысленно относитесь к разговору.
Будьте вежливы. В любом случае нужно оставаться вежливым. Недопустимы крики и оскорбления собеседника.
Если во время телефонного разговора кто-то пришёл домой или в офис, необходимо сразу завершить беседу, назвав причину собеседнику. Надо обязательно договориться о повторном звонке и не забыть выполнить обещание перезвонить.
Если звонок прервался, то перезванивает инициатор звонка
Если беседу вёл сотрудник компании и клиент, то перезвонить должен представитель фирмы.
Прежде всего, собеседник обращает внимание на голос. Он должен быть спокойным, не стоит сразу заваливать человека потоком информации, вначале его нужно настроить на беседу
Передавать информацию лучше короткими фразами, чтобы каждое предложение содержало определённую мысль. Переигрывать не нужно, голос должен быть естественным, так как фальшь сразу слышна. Во время разговора во рту не должно быть сигарет, жвачек или леденцов

Речь должна быть грамотная и чёткая.
Важно внимательно слушать собеседника и поддерживать его речь фразами Да и Понятно. Иногда следует отвечать вопросом на вопрос, активно подталкивая человека к личной встрече.
По результатам разговора рекомендуется делать небольшие записи в ежедневнике

О чём шла речь, и какие результаты достигнуты.
Во время разговора нужно внимательно следить за своей интонацией. Она должна передавать собеседнику ваш позитивный настрой и энтузиазм.
Во время разговора не стоит разваливаться в кресле или на диване. В такой позе голос у человека становится вальяжный и абонент может представить, что вам этот разговор вовсе неинтересен.
Важно правильно подобрать темп речи, ориентируясь на человека на том конце провода. В любом случае, не стоит забрасывать собеседника информацией, надо дать ему время всё тщательно обдумать.
Если деловые переговоры ведутся часто, то рекомендуется сделать запись и проанализировать свой голос. Тембр должен быть приятным и располагать к беседе.
Телефонные переговоры не должны быть дольше 5 минут. Если разговор долгий, то лучше договориться о личной встрече. При звонке нужно сразу уточнить у человека, удобно ли ему разговаривать, если нет, то нужно извиниться и спросить, когда можно перезвонить.
Если звонков много и на них нет возможности отвечать, лучше поручить отвечать секретарю или вовсе отключить телефон. Если нужно сделать звонок при посетителе, то нужно извиниться и не затягивать беседу.
Не стоит вести переговоры в шумных местах. Фоновый шум очень мешает правильно воспринимать информацию.
По этикету заканчивает разговор инициатор звонка. Если речь идёт о беседе сотрудника и руководителя, то заканчивает беседу последний. Попрощаться первой может и женщина. Важно корректно завершить разговор, чтобы оставить хорошее впечатление.
При звонке назойливого собеседника можно не тратить на него время и завершить разговор, сообщив ему, что вы не можете сейчас продолжить беседу.

Соблюдение этих простых правил поможет расположить к себе людей и сделать телефонный разговор приятным и результативным.

Правильно организованный разговор по телефону помогает быстро достичь цели и избежать неприятных последствий.

Отличия телефонного общения от живого

При личной встрече мы видим жесты и мимику собеседника: это помогает лучше, проще и быстрее составить мнение о нем и впечатление от разговора. Особенно облегчает задачу общение при встрече, если люди о чем-либо договариваются (о поставке товаров, об оказании услуг, о приеме на работу или увольнении и так далее).

Кроме этого, если есть необходимость что-либо объяснить или подтвердить, при очном разговоре мы можем воспользоваться жестикулированием, что бессмысленно при разговоре по телефону. Нет, вы можете, конечно, но собеседник не увидит. Хотя, в этом есть неоспоримый плюс: вы можете безнаказанно “корчить рожи” начальнику сколько угодно, главное, вовремя остановиться, чтобы это не вошло в привычку.

Различия в культурных нормах

По словам Майкла Ландерса, глобального директора компании Culture Crossing, предоставляющей групповые и индивидуальные консультации по вопросам межкультурной коммуникации, в некоторых культурах люди с опаской относятся к телефонным звонкам.

“Японцам, например, трудно решиться на разговор с незнакомым человеком – они боятся обидеть собеседника или потерять лицо”, – поясняет Ландерс.

В Индонезии же, где среднестатистический человек отправляет около сотни текстовых сообщений в день, этот метод общения просто считается более удобным, чем телефонные звонки.

По словам Ландерса, боязнь телефона в разных культурах тесно связана со страхом получить отказ, независимо от того, какой вопрос обсуждается – назначение встречи или заключение сделки.

“Не знаю ни одной культуры, в которой отказ воспринимали бы с радостью, – говорит он. – Тем не менее понимание отказа у всех разное”.

Скажите, что вам понравился разговор

Если ваш собеседник не понимает, что вы хотите уйти, попробуйте подвести итоги вашего разговора.

По словам Дженнифер Грант (Jennifer Grant), профессионала в деловом этикете, и тренера по имиджу, вы можете вежливо сказать: «Елизавета, мне так приятно было поговорить с Вами, и, если вы извините меня, я только что видела коллегу / друга / знакомого, с которым мне нужно поговорить.» Такой поступок заставит собеседника почувствовать, что его ценят и уважают.

Важно помнить, что ваше время принадлежит вам, а не тому, кто доминирует в разговоре с вами. Специалисты предлагают использовать кратковременное затишье в разговоре, чтобы придумать оправдание

Однако если вы сказали, что отлучитесь в туалет или к столу с закусками (если вы на каком-нибудь мероприятии), стоит для начала пойти в нужную сторону, а не моментально свернуть в совершенном ином направлении.

5 этапов подготовки к телефонным переговорам

Итог переговоров по телефону во многом зависит от планирования. Результативные звонки не могут быть спонтанными. Подготовку и планирование переговоров можно условно разделить на 5 этапов.

	Сбор документов и материалов для проведения телефонной беседы.
	Определение цели переговоров по телефону (получение информации, назначение встречи).
	Составление плана деловой беседы и списка вопросов, которые предстоит задать.
	Выбор удобного для собеседника времени.
	Положительный настрой не менее важен, чем планирование переговоров. В голосе чаще всего слышно улыбку, усталость или негативные эмоции, что деловой партнер может приписать на свой счет. Для того чтобы голос был «живым», телефонные беседы рекомендуется вести стоя и с улыбкой!

Специфика телефонного общения

Специфика общения различается в зависимости от собеседника:

это может быть друг или приятель, и целью тогда выступят какие-то личные планы и новости;

это может быть любимый или близкий человек, с которым просто приятно поболтать;

это может быть партнер по работе, непосредственный начальник или клиент, и тогда важно не отвлекаться на побочные темы от основной цели дискуссии – заключение сделки, получение поручение, продажа товара или выполнение услуги. Выбор редакции: Правила телефонного общения и мобильного этикета

Выбор редакции: Правила телефонного общения и мобильного этикета

Но вне зависимости от того, с кем ведется разговор, нужно следить за своим голосом и своими словами. Коммуникация между людьми строится на сочетании вербального и невербального языков, а по телефону доступен лишь первый. Только голос способен убедить собеседника, что человек, который находится по ту сторону трубки, именно тот, что ему нужен.

Правила телефонного этикета для call центра

Сотрудники подобных учреждений, в силу должностных обязанностей, должна знать и придерживаться правил ведения диалога по аппарату. Это говорит об их компетенции и соответствии занимаемой должности.

Представляться в начале разговора

Правила построения начала беседы:

• приветствие;
• сообщение названия фирмы;
• представление;
• предложение помощи абоненту.

Обращение на «Вы»

Согласно этикету, на «Вы» обращаются к любому человеку, возраст которого миновал 12 лет. Телефонный разговор не является исключением. Сотрудникам колл-центра следует обращаться к любому клиенту только на «Вы».

Правильно выбирайте слова

Важно правильно подбирать выражения. Нельзя говорить: «не знаю…», нужно сказать «Я уточню для вас эту информацию»

Нельзя говорить: «не знаю…», нужно сказать «Я уточню для вас эту информацию».

Избегайте фраз: «не могу помочь», акцентируйте внимание на том, что вы можете предложить другой вариант решения проблемы. Не говорите звонящему «Вы должны», поскольку он вам ничем не обязан

Не говорите звонящему «Вы должны», поскольку он вам ничем не обязан.

Нельзя говорить: «Оставайтесь на линии, я скоро вернусь», лучше ответить так: «Для поиска интересующих вас сведений может уйти некоторое время Вы можете оставаться на линии?».

Следите за интонацией

Тон должен быть ровным, доброжелательным. Никакого раздражения, агрессии. Это вызовет ответную реакцию собеседника.

Используйте функцию удержание

Такая функция нужна, чтобы подумать, как лучше ответить на вопрос, или найти необходимую информацию. Использовать ее можно 1-2 раза за беседу.

Улыбайтесь

Собеседник не увидит вашу улыбку, но почувствует ее по интонации. Улыбка продемонстрирует доброжелательный настрой и готовность к диалогу.

10 рекомендаций телефонного этикета

1. Вести переговоры быстро и энергично. Четко и внятно излагая аргументы, отвечая на вопросы без продолжительных пауз и неопределенных фраз.
2. Пауза может длиться в виде исключения не более одной минуты, если специалист занимается поиском документа. Когда собеседник ждет дольше, он имеет полное право положить трубку.
3. Вежливость обязательна для звонков. Ругань и крики в любом случае относятся к нарушению этики общения по телефону.
4. При телефонных переговорах не рекомендуется употреблять жаргон, разговорную и ненормативную лексику. Не желательно использовать и терминологию, которая может быть непонятна собеседнику.
5. Нельзя прикрывать трубку или микрофон рукой, общаясь с коллегами, так как собеседник, вероятно, услышит этот разговор.
6. Заставлять ждать гостя, посетителя, когда вы говорите по телефону – это нарушение делового этикета. В таком случае надо извиниться, озвучить причину и назначить время нового звонка.
7. При сбое связи, когда оборвался разговор, заново набирает номер тот, кто звонил. При переговорах представителя компании с клиентом, заказчиком или партнером, представитель перезванивает заново.
8. Завершая переговоры, стоит еще раз озвучить совместные соглашения и договоренности.
9. Заканчивает беседу и прощается первым, тот, кто позвонил, или старший по должности, по возрасту.
10. Искренние слова благодарности незаменимы при завершении разговора. На прощание можно сориентировать собеседника на сотрудничество: «Увидимся завтра» или «Созвонимся в…».

Как закончить долгий разговор

Согласно правилам этикета, первым должен положить трубку тот, кто позвонил

Как закончить телефонный разговор? Важно следить, чтобы переговоры не слишком затянулись. Исчерпывающе ответив на все вопросы оппонента, поинтересуйтесь, можете ли вы еще чем-то помочь

Если клиент получил всю информацию и отвечает отрицательно, кладите трубку с вежливыми словами прощания: «До свидания», «Удачного дня», «До встречи», «Всего доброго».

Соблюдая все рекомендации деловой этики телефонных разговоров, можно провести плодотворные переговоры за 3-4 минуты. В любой ситуации будьте вежливы и профессионально подкованы, чтобы собеседник не усомнился в вашей компетенции и опыте.

«Общение» с автоответчиком

Некоторые люди отказываются говорить с автоматом, а другие внезапно лишаются дара речи, услышав характерный сигнал. Возможно, у вас возникают именно такие чувства. Ни в коем случае нельзя попусту тратить время, вешая трубку или оставляя сообщение, в котором не содержится хотя бы части того, что вы хотели сказать. Вот несколько практических советов по общению с любым автоответчиком:

• Не обращайте внимания на тот факт, что ваш голос записывается на пленку. Представьте себе, что на другом конце провода находится человек.
• Назовите дату и время своего звонка. Этим вы уменьшите вероятность того, что ваш звонок пропустят.
• Говорите медленнее, чем обычно, чтобы ваше сообщение могли легко понять при первом же воспроизведении пленки. Люди раздражаются, когда им приходится перематывать кассету, чтобы прослушать невнятное сообщение второй или третий раз.
• Повторите фамилии, адреса или телефонные номера. Их иногда трудно понять с первого раза.
• Сделайте ваше сообщение кратким.

Правила разговора

При разговоре по телефону, чтобы не возникло фобии, нужно придерживаться определенных правил. К основным из них относятся:

Необходимо быть внимательным к собеседнику

Важно правильно набирать номер, чтобы не беспокоить других людей. Если произошла ошибка, то стоит обязательно извиниться.
В начале беседы лучше представиться

Исключением становится общение с очень близкими людьми (мамой, сыном, другом детства).
Занятие лидирующей позиции во время телефонного разговора — еще один способ быть успешным. Это заявление о себе с уважительной стороны.
Если не понятно, кто находится на другом конце провода, то можно прямо поинтересоваться, какое имя у собеседника. Желательно взаимно представиться.
Беседа должна быть тактичной. Важно в начале разговора уточнить, удобно ли другу или незнакомцу в данный момент времени отвечать. Это уважительное отношение ко времени.

Чтобы произвести максимальное положительное впечатление, допускается чтение с листа. Говорить желательно четко, со средней громкостью. Иногда помогают заранее заготовленные тезисы. В них можно смело подглядывать, так как никто не видит.

Основы этикета

Соблюдая основные правила такого общения, можно вызвать к себе доверие. Нельзя пренебрегать данными правилами и делать вид, что их не существует. Этикет поможет людям сохранить определенную дистанцию и сконцентрироваться на задачах.

Вежливость. Это неотъемлемая часть делового общения. Сложно представить руководителя, который слишком эмоционален и впечатлителен. Благодаря этикету каждый работник или руководитель будет сдерживать свои эмоции.

Контролировать эмоции. Это помогает сохранить репутацию, избежать лишних вопросов и завоевать уважение. Этикет предполагает, что демонстрировать свои эмоции не нужно. Никаких сомнений и неуверенности. Лучше всего сдерживать эмоции и контролировать их. Ведь никто не хочет приобрести плохую репутацию.

Пунктуальность. На любую встречу нужно приходить вовремя. Ни в коем случае не опаздывать. Лучше прийти намного раньше, чем заставлять кого-то ждать. Деловые отношения предполагают соблюдать пунктуальность. Если будете её придерживаться, то зарекомендуете себя как ответственного человека.

Вовремя выполнять поставленные задачи. В деловых отношениях нельзя затягивать со временем, ведь оно не резиновое.

Этикет этого не допускает:

• Начальник или партнер начнут сомневаться в вашей надежности, и в следующий раз доверят задание более ответственному сотруднику.
• Своевременное выполнение целей – это залог успешного продвижения по карьерной лестнице.
• Главное максимально структурировать план поставленных задач, чтобы успевать делать все вовремя.

Контроль речи. Правильней будет обдумывать свою речь и контролировать её. Прежде чем говорить слова вслух, удостоверьтесь в их правильности. Контроль речи помогает избежать неловких ситуаций и получить положительный эффект от переговоров.

Единый стиль одежды или «Кодекс одежды». Нельзя выбирать одежду, ориентируясь только на свой вкус. В каждой организации существует свой определенный вид, который подразумевает всех сотрудников ему следовать. Если будете следовать этому правилу, то охарактеризуете себя с лучшей стороны.

Конфиденциальность информации. Это говорит о том, что вся информация, которая является конфиденциальной, не должна разглашаться. Любые лица, не относящиеся к сделке, не должны знать подробностей. Конфиденциальность делает рабочий процесс взаимовыгодным и удобным.

Об основах телефонного этикета рассказывается на видео:

Начало разговора с клиентом: налаживаем контакт

Начинайте разговор с приветствия: «Добрый день» или «Здравствуйте». Если Вы знаете имя собеседника, обязательно обращайтесь по имени, а к людям старше Вас – по имени и отчеству.

Если клиент звонит впервые или Вы не знаете его имени, спросите, как к нему можно обращаться. Если клиент называет имя, обращайтесь по имени. Если имя и отчество – обращайтесь по имени и отчеству, без сокращений. Обязательно после представления клиента скажите: «Рад с Вами познакомиться». Заказчику будет приятно.

Настройте клиента на позитивное общение. Например, в начале разговора будет уместным сказать: «Рад Вас слышать» или «Буду рад помочь Вам с решением задачи». Говорите бодрым, уверенным голосом – он настраивает на позитивный лад и конструктивное общение.

Если клиент обращается на «ты», не спешите тоже переходить на «ты». Говорите «вы», пока клиент не скажет, что ему удобнее общаться на «ты». Далеко не всем клиентам нравится обращение на «ты». Это могут воспринять как неуважение со стороны исполнителя.

Если клиент новый, обязательно спросите, где он нашел о Вас информацию

Это важно, чтобы отследить эффективность различных рекламных каналов. Например, клиент может найти контакт на бирже фриланса или прийти по рекомендации

Важно знать, откуда к Вам приходят новые заказчики.

Советы: что сделать по правилам этикета телефонных звонков перед разговором

Правила этикета предписывают подготовиться к телефонным переговорам. Первое, что нужно сделать – определиться с целью разговора.

Далее подумайте, так ли нужна вам эта беседа или можно обойтись без нее. Проанализируйте, готов ли собеседник к обсуждению интересующих вас вопросов. Уверены ли вы в том, что разговор даст положительный результат. Если такой уверенности нет, беседу целесообразно отложить.

Обдумайте вопросы, которые нуждаются в срочном обсуждении. Подумайте, какие вопросы могут возникнуть к вам у собеседника. Подберите варианты ответа. Составьте план действий на случай неудачных переговоров. Определите линию поведения на случае повышения голоса человека, недоверия к вашим сведениям и других негативных реакций.

Перед звонком нужно подготовить документацию, необходимую для ведения беседы, чтобы перед глазами была наглядная информация. Положите рядом с аппаратом листок с бумагой или прибор, который будет использоваться для записи сведений. Если диалог записывается на диктофон, собеседник должен быть предупрежден об этом. В том случае, если человек отказывается вести беседу с этим устройством, разговор записывать нельзя, согласно действующему законодательству. Запишите личную информацию о собеседнике.

Держите перед глазами план диалога.

Поскольку телефонный разговор имеет временные ограничения, рекомендуется составить план беседы, чтобы уложиться в отведенное время:

• обозначьте и вкратце опишите тему разговора (40-45 сек.);
• обмен личными данными – ФИО, наименование компании, должность, компетенция в обсуждаемой теме (20-25 сек);
• разбор проблемы (1-2 мин);
• подведение итогов (20-25 сек.).

При неудовлетворительном результате диалога важно назначить по окончанию разговора время следующей беседы

реклама не отображается

Совет 2. Сделайте «разминочные» звонки и умышленно нарвитесь на возражения

Следующий совет, который позволяет уменьшить страх звонка — сделайте следующее упражнение: сделайте 5 звонков и во время звонка умышленно нарвитесь на возражения клиента

. Вы можете посмотреть, как я делаю подобное в видеоРеальные звонки. Как не надо звонить на моём канале Youtube.

Когда Вы умышленно нарываетесь на возражения клиентов, то поставьте себе задачу — как можно больше раз преодолеть разные возражения

Звоните в те компании, которые на Ваш взгляд, не особенно перспективны — такое бывает. Я уверен, у Вас есть такие клиенты. Вы сделаете несколько звонков и наберёте состояние, скажем так — азарта, готовности к бою. Ваша энергетика повысится, и страх при общении с новыми клиентами отойдёт, он значительно уменьшится.

Деловые звонки

Особое внимание следует уделить общению с коллегами. Соблюдение тонкостей телефонного этикета помогает создать благоприятное впечатление, что во многом гарантирует успех деловых переговоров

Главное, что отличает деловую телефонную беседу от личной, — лаконичность. В бизнесе не принято терять время на пустые разговоры. Представившись и услышав ответ, следует кратко изложить смысл дела. Умение четко оформить и передать свои мысли оценят и коллеги вашего уровня, и вышестоящие руководители.

Повышение тона и тем более оскорбительные выражения недопустимы в разговоре с любым сотрудником независимо от возраста и занимаемой должности. Если вы договариваетесь о времени и месте встречи, сразу запишите эти сведения в блокнот.

Во время общения с клиентом лучше не отвлекаться на входящие звонки либо, извинившись, переговорить в максимально короткий срок.

Этикет телефонного разговора включает правило активного слушания. Чтобы собеседник чувствовал, что вы внимательно следите за его речью, включайтесь в его монолог короткими фразами или словами («ясно», «согласен», «да»).

Общаться в телефонном режиме по служебным вопросам принято в рабочие дни с 10 до 17 часов.