Работа с телефонными звонками: как заполучить клиента

Контроль над эмоциями

• Напрягите мышцы. Стисните кулаки, подожмите пальцы ног, втяните живот и сделайте глубокий вдох. Задержите дыхание и медленно досчитайте до пяти.
• Медленно выдохните. Расслабьте все тело. Опустите плечи, разожмите пальцы и развалитесь на стуле.
• Сделайте еще один глубокий вдох. Задержите дыхание на пять секунд. Во время вдоха следите, чтобы ваши зубы не были сжаты.
• Следующие пять секунд дышите спокойно. Почувствуйте, как спокойствие и расслабленность пронизывают все ваше тело.
• И наконец, успокойте свои нервы, представив, что вы лежите на золотистом, прогретом на солнце песке на берегу чистого, синего океана. Удерживайте этот образ в своем сознании в течение нескольких секунд.

Подготавливаемся к разговору по телефону с девушкой

При условии сильной и искренней симпатии к девушке, многие парни при знакомстве или первом звонке теряются, не зная, о чем разговаривать с объектом симпатии. Это связано с желанием показать себя с лучшей стороны и тем самым вызвать ответный интерес. Многие на фоне стеснения говорят бессмысленные фразы, неудачно шутят или заводят неуместные темы беседы, отталкивая незнакомку.

Психологи советуют, перед тем как звонить девушке, собраться с мыслями и спланировать беседу на этапе подготовки. Продумать придется несколько пунктов:

1. Приветствие. Не стоит использовать для приветствия смс-сообщения и банальные фразы, типа “Привет, как дела”, так как это сразу вызовет скуку со стороны девушки. Если общение пока находится на стадии дружбы, можно просто сказать “Привет”, при романическом настрое фразу можно несколько дополнить, например, “Привет, милая”.
2. Время для звонка. Зная распорядок дня девушки или график ее работы, учебы, мужчине обязательно нужно выбрать подходящее время для беседы. Если же позвонить в рабочее время, девушка будет торопиться и отвлекаться на другие темы.
3. Цель беседы. Звонить без цели не всегда целесообразно и оправдано, поэтому мужчине нужно начать разговор с любого интересующего его вопроса, например, о здоровье девушки или ее настроении.
4. Темы для разговора. Обязательно нужно заранее продумать темы беседы, чтобы заинтересовать ее и показать себя с лучшей стороны. Желательно выбрать те варианты, в которых будут компетентны оба партнера, чтобы не возникало неловких пауз.
5. Исход разговора. Любой разговор должен быть с целью реализовать какую-либо задачу, которую определяет мужчина. Заранее нужно продумать, как предложить девушке встречу или следующий звонок для продолжения беседы. Можно в конце пожелать доброй ночи, продуктивного рабочего дня, сказать приятные слова и комплименты.

Только продумав все указанные пункты заранее перед звонком, первое общение обязательно сложится удачным образом. Кроме того предварительная подготовка поможет сохранять душевное спокойствие и равновесие, что является для девушек показателем личностных качеств и характера собеседника. Фразы “мне кажется”, “может быть” или “я не знаю” стоит убрать из речи, чтобы не показаться девушке неуверенным в себе сомневающимся парнем без четкой позиции.

Особенности телефонного этикета

Главная особенность такого разговора — отсутствие зрительного контакта между собеседниками. Мы не видим, в какой обстановке находится человек, как он одет, чем занят (возможно, он нездоров, смотрит сериал или принимает ванну). У нас нет возможности посмотреть ему в глаза, усилить впечатление при помощи мимики или жестов.

При личной встрече легче исправить случайную ошибку или изменить характер общения. Но неудачная фраза, а иногда и слово, произнесенное в телефонном разговоре, может вызвать негативную реакцию и прекращение дальнейших отношений.

Воспитанные люди всегда учитывают эти обстоятельства и стараются сделать разговор доброжелательным, понятным и по возможности кратким.

Теперь о «Действую»

Здесь есть третий секрет и заключается он в том, чтобы любить процесс. У всех есть увлечения или хобби, кто — то любит кататься на коньках, кто то — то плавать, шить, проводить время с ребенком, да все что угодно, мы все разные. Я люблю бегать. Почему мы это делаем? Мы это любим делать, в эти моменты мы счастливы. Именно в то время когда мы ищем своих ключевых людей мы и двигаем свой бизнес. Движется бизнес, есть результат, и мы счастливы.

Вы хотите быть счастливым? Действуйте. Когда долго собираетесь, возвращайтесь к «Хочу» и «Могу», а еще, прежде чем звонить по скрипту, просто позвоните хорошему человеку (подруге, коллеге, любимому) и просто начните говорить, заканчивайте разговор с улыбкой и с улыбкой начинайте делать звонки по бизнесу. Сделаете, получите результат, и будет вам хорошо!

Правило первое: кратость

Все ваши первоначальные звонки должны быть короткими, в идеале – одна-две минуты. Кроме того, именно вы, а не она, должны первыми их завершать. Найдите какой-то предлог, чтобы закончить одно- или двухминутную беседу. Что-то наподобие «Извини, но я уже выхожу, может, поболтаем дольше в следующий раз».

Если вам не нравится сама идея так внезапно прерывать разговор, вы можете оставить для бывшей «лазейку», чтобы она позже сама могла вам позвонить, говоря: «Если захочешь еще поговорить, дай мне знать на этих выходных. Я буду неподалеку».

Почему это так важно?

Это позволит вам самому завершить двухминутный разговор, но в то же время вы даете девушке понять, что заинтересованы в дальнейшем общении и предоставляете ей такую альтернативу.

И пожалуй, самое главное, что нужно понять: ни в коем случае не начинайте признаваться в любви и говорить о том, как вы скучаете или что-то в этом роде. Поверьте, такие действия могут отбросить вас далеко назад в попытках вернуть любимую

Здесь важно быть сдержанным и не волноваться. И даже если вам кажется, что вот сейчас уже можно признаваться в любви, не делайте этого

Чтобы убедиться в том, что это правда, просто прочтите статью, которая отдельно посвящена вопросу, стоит ли говорить бывшей, что вы ее любите. После этого вы наверняка сможете расставить все точки над «и».

Когда запись телефонного разговора может пригодиться

В зависимости от того, что за информация была записана вашим пишущим устройством может определяться ее ценность. В большинстве случаев, если человек не преследует никаких корыстных умыслов, программа записи звонком послужит всего лишь средством для воспроизведения и обновления в памяти ранее полученной информации. Ведь изначально программа была нужна именно для этого, контроля за своими разговорами, и в случае необходимости повторное прослушивание упущенных данных.

Чаще всего такой программой пользуются менеджеры принимающие заказы в онлайн, это помогает им не упустить из виду все, что заказал клиент. Подобные программы пригодятся мебельщикам, которые в телефонном режиме делают примерные просчеты мебели. Удобно воспользоваться записями поставщикам, обзванивающим свои точки для составления заказа-поставки.

В семейных делах программа тоже может помочь, особенно когда назрел телефонный конфликт, а вспомнить из-за чего он был не получается. Да и в конце рабочего дня трудно вспомнить, что просила жена или дети купить в магазине на обратном пути.

Но могут быть и более серьезные ситуации, когда вас просят дать в долг, обвиняют в чем-то или угрожают, то наличие качественной аудиозаписи может стать серьезным доказательством даже в суде. Однако далеко не все суды готовы принять ваши аудио-доказательства к рассмотрению. В первую очередь будут изучены обстоятельства дела, а потом проверено, может ли данная запись быть приложена к нему.

Обратим внимание! Не все аудиозаписи пригодны для принятия в суде в качестве доказательства. А те что будут приняты, могут быть отправлены на экспертизу для подтверждения их подлинности

Примером может служить дело, когда у вас есть записи, где ваш должник подтверждает, что взял у вас в долг и называет конкретные сроки погашения его. Но в реальности долг так и не погашает. Тогда такая аудиозапись может стать доказательством.

Отдых и путешествия

Путешествия оставляют после себя очень приятные впечатления. Не упускай возможности поделиться ими с собеседником. Также задай и ему встречные вопросы:

• Ты предпочитаешь отдыхать на природе или дома?
• Тебе удавалось бывать за границей?
• Как относишься к поездкам выходного дня?
• В подростковом возрасте родители отправляли тебя в летние лагеря?
• Как предпочитаешь проводить выходные?
• Какие необычные блюда тебе доводилось попробовать в путешествии?
• Обычно из поездок ты привозишь много сувениров?
• В какой стране тебе непременно хотелось бы побывать?
• Предпочитаешь путешествовать в одиночестве или в большой компании?
• Какое твое самое приятное воспоминание, связанное с путешествиями?

Типичные ошибки во время телефонного разговора

В общении с понравившейся девушкой на перспективу отношений с ней нужно не только задумываться о том, что можно обсудить во время первого звонка, но и то, как разговаривать с ней, чтобы не оттолкнуть ее глупостями. Психологи называют несколько самых распространенных ошибок, которые допускают мужчины, а именно:

Речь – на фоне волнения можно некорректно вести речь, допуская колкости, сарказм или жаргонизмы.
Причина звонка – на фоне неуверенности в себе многие забывают, зачем вообще звонили девушке, отмалчиваясь в ходе беседы, что приводит к понижению ее продуктивности.

Волнение – из-за волнения мужчины накручивают разные сценарии исхода разговора, что выражается в забывчивости, сбитой и бессмысленной речи, запинкам и др.

Интонация – несмотря на “мандраж” и стеснительность, в глазах девушки нужно остаться уверенным в себе и спокойным мужчиной, поэтому важно не выдавать себя дрожащим голосом, нервозной интонацией.

Напористость – из-за сильного желания понравиться девушке многие парни в первой же беседе вываливают на нее скопом всю информацию о себе.

Психологи советуют в ходе всего разговора следить, чтобы речь была чистой, грамотной, размеренной без спешки и проявления эмоций

При этом важно не переборщить, чтобы не показаться девушке излишне самоуверенным либо безучастным к беседе

Узнайте причины отказов

Первая ошибка – нежелание понять клиента. Поставив себя на его место, можно узнать, почему он не захотел с вами сотрудничать. Мы спросили у риэлторов, почему им отказывали, когда они только начинали работать в сфере недвижимости.

Роман Павловский
Бизнес-тренер

Риэлторам часто отказывают по телефону, потому что они не умеет подстраиваться к клиенту

Многие агенты не понимают, что это важно. Подстройка делается через приветствие, обращение по имени к клиенту: узнать, как его зовут, представиться клиенту, спросить, удобно ли разговаривать

Риэлторы не подстраиваются под темп речи клиента. Они считают, что можно быть такими, какие они есть, но в продажах надо отзеркаливать клиента, нужно быть похожим на него.

По телефону нельзя увидеть другого человека, поэтому наладить с ним контакт можно приемами обращения по имени. Главное – узнать, как он хочет, чтобы к нему обращались. Например, люди старшего поколения привыкли обращаться по имени и отчеству.

Также риэлторы не выявляют потребности, для чего клиент продает или сдает в аренду. Когда выявлена потребность, легче налаживать взаимоотношения.

Кудинова Валентина Аркадьевна
Исполнительный директор АН «Аркада»

Одна из самых распространенных причин отказа клиента по телефону – нежелание сотрудничать с агентством недвижимости. В обществе бытует стереотип о том, что все риэлторы жулики и аферисты. Мы не хотим сказать, что рынок недвижимости идеален. Мы к этому стремимся.

Именно поэтому создаются учебные центры для новичков. Там не учат, как отнять у клиента деньги. Мы хотим, чтобы, получив качественную услугу, заказчик возвращался снова и снова. Профессиональный риэлтор – менеджер родового капитала, наша задача – донести это при первом телефонном звонке. С этим навыком не рождаются, его нужно тренировать, зарабатывая опыт общения.

Сотрудники, которые впервые начинают сталкиваться с реальными клиентами, пусть даже по телефону, испытывают страх. Страх передается через голос и клиент чувствует и слышит это волнение. Зачем клиенту неуверенный риэлтор? Он и сам боится рынка недвижимости, для него это нечто тайное и непонятное. Тут еще и риэлтор с дрожью в голосе. Отсюда следует отказ.

Правила телефонного звонка

Правильное общение по телефону – это залог успешной беседы. Как правильно вести диалог?

• Звони в удобное время для собеседника. Поинтересуйся на всякий случай, не отвлекаешь ли ты его от важных дел.
• Не забудь поприветствовать парня и представиться, особенно если вы решили созвониться в первый раз.
• Если парень звонит тебе сам, снимай трубку после второго, в крайнем случае после третьего гудка.
• Заранее обдумай цель своего звонка.
• Не трать время на пустые разговоры, если звонишь по определенному вопросу. Сразу переходи к сути, поболтать можно и потом.
• Старайся не нервничать, будь расслабленной.
• Умей слушать, не перебивать.
• Отвечай на вопросы парня честно и осмысленно.
• Старайся не держать его на телефоне слишком долго. У него могут быть другие важные дела.
• Не переживай, если разговор идет не так, как тебе хочется. Возможно, это просто не твой человек.
• Не ешь во время беседы по телефону.
• Старайся не обсуждать личных вопросов, если находишься в людном месте. В крайнем случае – отойди от находящихся рядом людей.
• Держи наготове несколько интересных вопросов, чтобы избежать в разговоре неловкого, длительного молчания.

Возможно будет интересно: почему парень пишет каждый день, но никуда не зовет.

Планы на будущее

Наличие серьезных и конкретных планов на будущее – показатель серьезности человека. Поговори с парнем о будущем, и ты поймешь, кто перед тобой на самом деле:

Для тебя важно реализоваться в выбранной профессии?
Каким ты видишь свое будущее через 5 лет? А через 10?
Ты хотел бы в будущем иметь детей?
Каков по твоему мнению идеальный возраст для создания семьи?
Почему ты выбрал именно эту профессию?
Тебе хочется быть похожим на своих родителей?
Для тебя важнее, семья или карьера?
Ты предпочтешь работу нестабильную, но денежную? Или фиксированный стабильный доход?
Как ты думаешь, ты специалист в своей профессии? Или тебе еще есть, чему поучиться?
Есть ли поступки, которыми ты гордишься?

Узнаешь почему парни не знакомятся с девушками.

Телефонный этикет для детей

Разговаривать по телефону ребенок начинает уже с раннего детства, прививать навыки культурного общения следует параллельно. Необходимо объяснить, что телефон — это не игрушка, и нельзя отвлекать занятых людей звонками ради забавы.

Основные правила следует преподносить в доступной форме, закрепляя их в ежедневных беседах. Нужно научить маленького ребенка правильно держать трубку, говорить четко, но не кричать, не задавать ненужных вопросов.

Особенность телефонного общения для детей — строгое соблюдение правил безопасности.

Родителям следует заранее обсудить с детьми такие ситуации:

• звонок с незнакомого номера (лучше не отвечать);
• при разговоре не называть свое имя и имена родных, фамилию, адрес, номер школы;
• дети старшего возраста должны знать, куда обратиться в экстренной ситуации (служба спасения, номер — 112).

Нелишней будет и беседа о телефонном хулиганстве и об ответственности за него.

Никаких пауз

Разговоры иногда заходят в тупик. Собеседники начинают нервничать из-за скуки и неловких пауз. Как этого избежать?

• Заранее продумывай возможные темы для разговора.
• Имей на вооружении несколько вопросов, которые могут выручить в случае неловкой паузы или в ситуации, когда разговор зашел не в то русло. В качестве выручающих тем подойдут местные новости и события, новинки из мира кино и книг, популярные телешоу.
• Не отвечай односложно «да» или «нет». Давай развернутые ответы на вопросы парня.
• Старайся не напрягаться и не зацикливаться на процессе беседы и обдумывании каждого слова. Это отвлекает от суди диалога.
• Будь любопытна, не стесняйся задавать наводящие вопросы.

 Внимание! Не воспринимай советы слишком буквально. Не стоит трещать без умолку во время телефонного разговора, не давая вставить собеседнику ни слова

Будь не только интересным собеседником, но и хорошим слушателем. 

5 этапов подготовки к телефонным переговорам

Итог переговоров по телефону во многом зависит от планирования. Результативные звонки не могут быть спонтанными. Подготовку и планирование переговоров можно условно разделить на 5 этапов.

	Сбор документов и материалов для проведения телефонной беседы.
	Определение цели переговоров по телефону (получение информации, назначение встречи).
	Составление плана деловой беседы и списка вопросов, которые предстоит задать.
	Выбор удобного для собеседника времени.
	Положительный настрой не менее важен, чем планирование переговоров. В голосе чаще всего слышно улыбку, усталость или негативные эмоции, что деловой партнер может приписать на свой счет. Для того чтобы голос был «живым», телефонные беседы рекомендуется вести стоя и с улыбкой!

Деловое продолжение

Вы – инициатор звонка. Значит у вас есть определенная задача, которую вы хотите решить в ходе беседы. Заранее подготовьте список вопросов, которые вас интересуют, чтобы не сбиваться на стороннее и не занимать попусту чужое рабочее время. Слушайте внимательно собеседника. Попробуйте конспектировать ответы, это поможет избежать переспрашивания.

Во время разговора прервалась связь? Перезвоните, если вы начали беседу. Завершить разговор также должны вы. Обязательно поблагодарите собеседника. Приятным финалом будет, конечно же, пожелание хорошего дня.

Если звонят вам, внимательно выслушайте просьбу

Не забывайте поддерживать внимание к разговору фразами «Да, конечно…», «Понимаю вас…», «Постараемся помочь…» и т.п. Собеседник почувствует себя уверенно и сможет обрисовать проблему

Когда разговор грозит затянуться, возьмите на себя инициативу, помогите направить беседу в нужном направлении.

Перед завершением уточните у собеседника, получил ли он все ответы. Если вы не можете оказать ему помощь в силу иных служебных обязанностей, подскажите ему контакт сотрудника, компетентного в заданной теме.

Особенности и стандарты

Регламент общения по телефону довольно прост и включает в себя следующие этапы:

• приветствие;
• представление;
• уточнение наличия свободного времени у собеседника;
• описание сущности проблемы в краткой форме;
• вопросы и ответы на них;
• завершение беседы.

Этикет делового телефонного разговора при исходящих звонках включает несколько правил.

• Перед набором необходимо проверить правильность телефонного номера. В случае ошибки не стоит задавать лишних вопросов. Необходимо извиниться перед абонентом, а после завершения звонка еще раз уточнить номер и перезвонить.
• Обязательным условием является представление. После приветствия со стороны собеседника, нужно ответить, используя приветственные слова, наименование предприятия, должность и фамилию сотрудника, осуществляющего звонок.
• Рекомендуется предварительно составить план, раскрывающий цель (в виде графика/схемы или в текстовой форме). Необходимо иметь перед глазами описание задач, чтобы можно было фиксировать их осуществление в ходе телефонной беседы. Также не забывайте отмечать проблемы, образовавшиеся на пути достижения той или иной цели.

• 3-5 минут – среднее время, отводящееся на деловую беседу. Если указанного промежутка не хватило, разумным решением будет назначение личной встречи.
• Нельзя беспокоить людей звонками рано утром, в течение перерыва на обед или после завершения рабочего дня.
• В случае спонтанного звонка, который не был оговорен с партнером заранее, обязательным условием является уточнение наличия свободного времени у собеседника и указание приблизительного времени, требующегося для решения вопроса звонящего. Если собеседник занят на момент звонка, можно оговорить другое время или назначить встречу.
• Завершая беседу, необходимо поблагодарить собеседника за уделенное время или полученные сведения.

Этикет телефонных переговоров при входящих звонках также включает несколько важных пунктов.

• Отвечать на звонок нужно не позднее третьего гудка.
• Осуществляя отклик, требуется назвать фамилию или организацию. В крупной компании принято называть не фирму, а отдел.
• На звонок, совершенный по ошибке, следует отвечать вежливо, прояснив ситуацию.
• Материалы, используемые для работы, должны находиться в поле зрения, а план разговора – перед глазами.
• Следует избегать нескольких одновременных связей. Звонки стоит принимать по очереди.
• Отвечая на звонок, сделанный с целью критики товара/услуги или работы предприятия в целом, необходимо постараться понять состояние собеседника и принять часть ответственности на себя.
• Вне рабочего времени рекомендуется включать автоответчик. В сообщении стоит указать актуальную информацию, которая будет полезна всем клиентам.
• Если сотрудника, которого спрашивают, нет на месте, необходимо предложить свою помощь в передаче ему информации.

Можно выделить и общие принципы осуществления делового общения по телефону.

• Необходимо заранее готовиться к телефонным разговорам с клиентами, составив план с целями, главными моментами, структурой предстоящей беседы и способами разрешения проблем, которые могут возникнуть в ходе разговора.
• Брать трубку телефона нужно левой рукой (левшам – правой) после первого или второго сигнала.
• Необходимо учитывать сведения, относящиеся к предмету разговора.
• Речь абонента должна быть ровной и сдержанной. Необходимо внимательно слушать партнера и не прерывать его в ходе беседы. Рекомендуется подкреплять собственное участие в разговоре небольшими репликами.
• Продолжительность телефонной беседы не должна превышать четырех-пяти минут.

В случае возникновения дискуссии необходимо брать появляющиеся эмоции под контроль. Несмотря на несправедливость высказываний и повышенный тон со стороны партнера, следует проявлять терпение и стараться спокойно разрешить образовавшийся спор.
В течение всего разговора необходимо следить за интонацией и тоном голоса.
Неприемлемо прерывать разговор, отвечая на другие телефонные звонки. В крайнем случае, необходимо принести извинения абоненту за то, что приходится прервать общение, и только после этого отвечать на второй звонок.
Обязательно наличие на столе бумаги и ручки, чтобы вовремя можно было записать необходимую информацию.
Завершить беседу может звонивший абонент. Если прекратить беседу нужно в ближайшие минуты, то закончить ее следует вежливо

Необходимо принести извинения собеседнику и попрощаться, предварительно поблагодарив за уделенное внимание.

Техника телефонного разговора с работодателем

(При личном разговоре этому помогают жесты собеседника, выражение его лица и глаз.) Поэтому каждый из собеседников, не зная, с кем разговаривает, в первые мгновения разговора пытается “прощупать” другого, и это часто вызывает некоторый дискомфорт. Кроме того, телефонный звонок может вызвать негативные чувства: — тревогу (“Кто и зачем звонит?”); — раздражение (“Ну чего звонят – делать больше нечего?”); — досаду (“Вечно звонят, когда я занят!”).

Все это нужно учитывать и постараться сразу же сгладить негативную реакцию человека на телефонный звонок.

Сделать это можно с помощью вежливого, учтивого и максимально доброжелательного тона.

При поиске работы различают два вида телефонных звонков: — “поисковые” звонки; — звонки по объявлениям.

При “поисковом” звонке вы должны выявить скрытые возможности трудоустройства.

Цель таких звонков – побудить интерес работодателя, вызвать у него желание встретиться с вами и больше о вас узнать.

Подходящие темы для телефонного разговора

Чтобы первый звонок девушке прошел на высшем уровне и оставил у обоих собеседников самые приятные эмоции, мужчине нужно заранее составить список тем для телефонного разговора. Психологи называют несколько вариантов самых популярных сегодня тем, а именно:

• цели и мечты в жизни девушки;
• детство парня и девушки;
• хобби и увлечения;
• свободное время;
• интересные и забавные случаи из жизни;
• первая любовь;
• предпочтения в выборе спутника девушки;
• кино и музыка;
• отношения с родственниками и друзьями;
• учеба и работа;
• домашние животные;
• все то, что любит девушка.

В список тем противопоказаний для разговора с понравившейся девушкой вошли такие варианты, как религия, политические взгляды, тема о бывших парнях и девушках, национализм, пошлые темы “ниже пояса” и сексуального характера. Также не стоит заводить разговоры о том, что не интересует девушек, например, технические моменты, спорт и другие мужские специализации.

Мнение эксперта
Елена Дружникова
Сексолог. Эксперт по семейным отношениям. Семейный психолог.

Чтобы покорить девушку, мужчине обязательно нужно найти с ней точки соприкосновения. Для этого можно воспользоваться подсказкой в виде ее страницы в социальной сети, где можно в анкете или по фотографиям понять, чем увлекается объект симпатии. Перед разговором мужчине нужно как можно больше узнать касаемо этих тем, чтобы проявить свою смекалку и интеллект.

Звонки в общественных местах или на совещании

Совещание и деловая встреча – это время, когда по правилам надо воздерживаться от звонков. Живой голос является приоритетным

Переговоры, которые отвлекают внимание присутствующих, недопустимы

Ответить на звонок на деловой встрече или совещании значит показать собеседнику, что вы не цените его и проведенное с ним время, что позвонивший человек важнее.

Бывают и уважительные причины, например болезнь родственника, крупный контракт. Правила общения по телефону предполагают, что присутствующих необходимо поставить в известность перед встречей или собранием, согласовать с ними поступление звонка. Разговор следует провести очень быстро (не более 30 секунд), по возможности в другом кабинете.

Человек, говорящий по телефону во время частной встречи, в ресторане, на собрании выглядит некультурно и глупо.